تارنمای پندار جامعه، فرهنگ، سیاست و هرچه به فکر وامیدارد و اصلاح می‌کند
مضطرب بودن نمی‌تواند عذر باشد. خیلی سخت است که در کار خود خوب باشید اگر در جواب دادن به مردم بد باشید.
خیلی معذرت می‌خواهم که سلام نگفتم، تماس چشمی برقرار نکردم یا متوجه‌ی حضورت نشدم وقتی که آن روز در راه ورودی تالار به طرفم دست تکان دادی. این کارم عمدی نبود. فقط این‌روزها آدم‌های زیادی است که می‌خواهند به من سلام بدهند، و من نمی‌توانم به همه جواب بدهم.
خیلی مسخره به نظر می‌رسد، مگر نه؟ شما هیچ‌گاهی صحبت یک همکارتان را زمانی که می‌خواهد با شما هم‌صحبت شود نمی‌خواهید قطع کنید. با این حال، وقتی ایمیلِ کسی را نادیده می‌گیرید، این کارتان دقیقاً به این معناست: بی‌اعتنایی دیجیتالی
بله، ایمیل همه‌ی ما را سراسیمه کرده‌است. یک مطالعه‌ی جدید نشان می‌دهد که به طور متوسط 199 پیام خوانده‌نشده در اِنباکس (صندوق پست الکترونیکی) هر امریکایی موجود است. اما حجم نمی‌تواند بهانه برای جواب ندادن باشد. نادیده گرفتن ایمیل یک عمل بی‌ادبانه است.
«من به‌قدری مشغولم که نمی‌توانم به ایمیل تو جواب بدهم» دقیقاً به معنی «ایمیل تو فعلاً در اولویت من قرار ندارد» است. این یک توجیهِ معروف برای کم توجهی کردن به اِنباکس‌تان است: پُر از اولویت‌های دیگران است. اما شواهد خیلی زیادی است که نشان می‌دهد اگر شما به خوب کار کردن توجه می‌کنید، اِنباکس شما در اولویت قرار دارد.
زمانی که محققین یک پایگاه «دیتابیس» خیلی بزرگ را دربارهء عادت‌های دیجیتالیِ گروه‌های کاری در مایکروسافت جمع‌آوری کردند، آنها دریافتند که واضح‌ترین نشانه‌ی هشدار برای یک مدیرِ ناکارا تنبل بودن در جواب دادن ایمیل‌ها است. پاسخ دادن به موقع نشان‌دهندهء این است که شما وظیفه‌شناس ــــــــ بانظم، قابل اعتماد و سخت‌کوش هستید. و این خیلی مهم است. در یک تحلیل وسیعِ مردم در صدها نوع شغل، وظیفه‌شناسی تنها و بهترین نشانه‌ی شخصیتی در ایفای وظیفه بود. (معلوم می‌شود کسانی که به شکل آنلاین بی‌دقت هستند در حالت آفلاین هم بی‌دقت هستند.)
من نمی‌گویم که به تمام ایمیل‌ها جواب دهید. کار مغزِ شما فقط این نیست که در انتظار سؤال (برای کسب اطلاعات) باشد. اگر ارسال‌کننده به اندازه‌ی بی‌ملاحظه هستند که تکلیف خود را انجام نمی‌دهند و سوالی می‌پرسد که شما به آن وقت ندارید، به آنها چیزی مدیون نیستید.
چطور می‌فهمید ایمیلی که دریافت کرده‌اید ـــــــــ یا از آن مهم‌تر، به کسی که می‌خواهید بنویسید ـــــــ ارزش پاسخ را نداشته باشد؟ در نهایت، فرستادن یک ایمیل نامناسب به همان اندازه بی‌نزاکتی است که یک ایمیل مودبانه را نادیده بگیرید.
من چند تا قانون کُلی دارم. نباید خودتان را به پاسخ دادن به کسانی که نمی‌شناسید مجبور احساس کنید و از شما می‌خواهد: مطالب‌شان را در شبکه‌های اجتماعی هم‌رسانی کنید، آنها را به همکاران معروف‌تان کنید، ساعت‌ها روی چیزی که کار کرده‌اند مشوره دهید یا «ناخواسته به شما زنگ می‌زنند». اگر کسی را که خیلی‌کم می‌شناسید و ده‌ها بار در ماه به شما ایمیل می‌فرستد و از شما می‌خواهد کاری برایش کنید، می‌توانید با وجدانِ راحت از آن بگذرید.
در ادامهء این صحبت‌ها، بار آخر وقتی که اشتباهِ (قبول کردن این که من به جوابگو بودن به ایمیل‌ها باور دارم) را مرتکب شدم، با سیل از پیام‌ها روبرو شدم. حتی یکی از خواننده‌ها نوشت، «فقط می‌خواستم با تو در میان بگذارم که آیا این حقیقت دارد یا نه.» پس این‌بار، می‌خواهم واضح بگویم: من این مقاله را به عنوان یک یادداشت شخصی در مورد اِنباکسِ شما نمی‌نویسم، پس لزومی به پاسخِ شخصی به من نیست.
همه‌ی ما نیاز به تعیین محدودیت‌های برای خود داریم. مردم نباید مجبور به جواب دادن ایمیل‌های بی‌شمار در ساعات خارجِ کاری باشند ـــــــــ برای همین بعضی شرکت‌ها سیاست‌های در برابر چِک کردن ایمیل در شب و آخر هفته دارند. بعضی‌ها را می‌شناسم که به کارمندان خود می‌گویند که روزانه از 9 تا 10 قبل از ظهر و از 2 تا 3 بعد از ظهر با ایمیل کار کنند، اما نه در میان این ساعت‌ها. اگر وضعیت اضطراری نیست، هیچ‌کسی نباید از شما انتظار پاسخ فوری را داشته باشند.
ساعت‌ها را در جواب دادن ایمیل‌ها صَرف کردن می‌تواند مانع انجام شدن کارهای دیگر شود. یک مطالعه تازه نشان می‌دهد روزهای که مدیران با انبوهی از ایمیل روبرو هستند، پیشرفت کمی به طرف اهداف‌شان می‌کنند و در تعیین کردن انتظارات و رابطه برقرار کردن با هدف‌شان کمتر فعال می‌شوند.
اما عین مطالعه نشان می‌دهد که اگر بار ایمیل قسمت عمده‌یء از شغل‌تان نباشد فقط زیان‌آور خواهد بود. بیایید با آن روبرو شویم: این‌روزها ایمیل در بطن اکثر شغل‌ها جا دارد. کاری که ما می‌توانیم این‌است که ایمیل را چیزی بسازیم که قبل از فرستادن به آن بادقت فکر می‌کنیم، و از نادیده‌گرفتن واقعاً احساس بدی می‌کنیم.
هر محدودیت را که انتخاب می‌کنید، اِنباکس خود را کاملاً ترک نگویید. امروز جواب ندادن به ایمیل به مثل جواب ندادن تماس تلفونی در سالهای 1990 یا نادیده‌گرفتن نامه در سالهای 1950 است. نه ایمیل جزء آشغالی‌های خانه است و نه شما ماری کُندو[1] هستید . دینگ!
اِنباکس شما فقط یک لیست از کارهای دیگران نیست. جایی است که دیگران به شما کمک می‌کند تا کارتان را انجام دهید. به شما اجازه می‌دهد تا بجای این‌که تمام روز را با تلفون بگذرانید پرسش‌های‌تان را با چند ضربه به کیبورد مطرح کنید، و این برای جمع‌آوری اطلاعات خیلی مهم است چیزی که به‌راحتی نمی‌توانید در گوگل سِرچ پیدا کنید.
«اِنباکس من از اولویت‌های دیگران است« نه تنها مرا به عنوان پرفسور علوم اجتماعی ناراحت می‌کند، بلکه به عنوان یک انسان نیز می‌رنجاند. اولویت‌های شما باید دیگران و اولویت‌های آنها را در بر بگیرد. این یک نزاکت عادی است که با مردمی که در ارتباط گرفتن خود باملاحظه هستند توجه کنیم.
این فقط «با دیگران چنان کن که خواهی با تو آنچنان کنند» نیست. خالی کردن اِنباکس شما به بازدهی شما نیرو می‌بخشد. یک مجموعه‌ی از آزمایش‌ها نشان داد که اگر در کارتان عقب هستید، سریع‌تر کارتان تمام می‌کنید اگر مشغول باشید، چون شما می‌دانید که باید از وقت‌تان به شکل مؤثر استفاده کنید. به عنوان یک نویسنده، دوست دارم صبح را با جواب دادن چند ایمیل آغاز کنم ـــــــــ به من کمک می‌کند که با یک ریتم پُربار به یک کار عمیق بپردازم. اگر فکر می‌کنید ایمیل‌های زیادی دارید، شاید به اندازه‌ی کافی نداشته باشید.
همه گاهی‌اوقات یک ایمیل را از دست می‌دهند. اما اگر شما از روی عادت به ایمیل‌های موجه پاسخ داده نمی‌توانید «خیلی مشغول هستید»، مشکلی در طرز عمل شما است. نشانه‌ی این‌است که یا بی‌نظم هستید ـــــــــ و یا این که اصلاً اهمیت نمی‌دهید.
اگر خیلی در اِنباکس‌تان عقب هستید، حد اقل یک جواب خودکار «auto-reply»در ایمیل خود تنظیم کنید تا این‌گونه به مردم یک راه دیگر برای ارتباط برقرار کردن بدهید. یک کانال سِلَک «Slack». توئیتر «Twitter». شماره تلفون. یادداشت چسبنده «Sticky notes». کبوتر قاصد.
به یاد داشته باشید که یک جواب کوتاه مهربانانه‌تر و حرفه‌ای‌تر از هیچ است. اگر سرتان خیلی شلوغ است، صادقانه بگویید: “این کار در توان من نیست.”. اگر ارتباط به رشتهء شما ندارد، فقط بگویید: «معذرت می‌خواهم، این کار مربوط رشتهء من نمی‌شود.» و اگر می‌خواهید نه بگویید، کافیست بگویید «نه.«
ما همه می‌توانیم از ای.بی وایت «E.B. White» (نویسنده) یاد بگیریم، کسی که در سال 1956 به جواب نامه‌ای که از او خواسته بود عضو یک هیئت شود، با دو جمله جواب نامه را داد. جمله‌ی اول: سپاسگذاری برای دعوت. جمله‌ی دوم: “باید رد کنم، بنابر دلایل محرمانه.”
ترجمه: اسماعیل صفوت، منبع
[1] اشاره به یک نویسنده بنام «ماری کندو» دارد که از خود روش برای مرتب کردن و نظم دارد. https://en.wikipedia.org/wiki/Marie_Kondo
